GoBD in Unternehmen
GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Nach der GoBD ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet seine digitale Kommunikation gemäß den Vorschriften der GoBD zu archivieren.
Hierzu müssen in dem Unternehmen unter anderem folgende Kriterien erfüllt werden.
- Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung
- Revisionssichere Archivierung digitaler Dokumente
- Vollständigkeit des Archivs
- Nachvollziehbarkeit der Archivierung
- Unmittelbare, zeitgerechte Archivierung
- Verfahrensdokumentation
Geltungsbereich der GoBD
Als Unternehmen im Sinne der GoBD gilt jedes steuerpflichtige Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht. Dies betrifft somit einen kleinen Ein-Mann-Betrieb im selben Maße wie eine GmbH oder auch Aktiengesellschaft.
Es ist hierbei auch unerheblich ob Sie eine Einkommens-Überschuss-Rechnung machen oder Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig ist.
Betroffene der GoBD sind:
- Freiberufler(innen)
- Kleinunternehmen (bis zu 10 Beschäftige)
- Selbstständige, eingetragener Kaufmann (e.K.)
- Wander- oder Reisegewerbe
- Unternehmer(innen)
- Solo-Selbständige
- steuerpflichtige Unternehmen allgemein
- Aktiengesellschaften, GmbH
- OHG, GmbH & Co. KG, GBR
Anforderungen der GoBD
Die GoBD setzt den gesetzlichen Rahmen für die Verwaltung elektronischer Dokumente.
Sie müssen hierzu ein Protokoll erstellen welches die vollständige Archivierung der Daten beschreibt.
Sie und Ihre Mitarbeiter sind dazu angehalten Ihre Arbeitsweise den Grundsätzen der GoBD entsprechend auszurichten. Dies umfasst Mitarbeiterschulungen im Umgang mit elektronischen Dokumenten und zum Beispiel die schrifliche, digitale Dokumentation dieser Schulungen.
Die GoBD benennt keine Software explizit sondern beschreibt die Funktionen welche eine geeignete Software bereit stellen muss. Dies umfasst zum Beispiel die revisionsichere Archivierung, die unmittelbare Datenverarbeitung und diverse Sicherheitskonzepte welche den einzelen Usern bestimmte Rechte zuweisen.
Die revisionsichere Archivierung verhindert nachträgliche Manipulationen an den gespeicherten Daten. Das Fehlen einer Löschfunktion auf Anwenderebene muss ebenso wie eine fortlaufende Logdatei aller Zugriffe umgesetzt sein.